毕业生档案在其毕业后应转出学校，学校原则上不予保留。毕业研究生档案接收单位和地址由毕业生和用人单位确认后，填写《档案接收单位确认函》（格式自拟，需写清楚档案接收单位、地址、收件人姓名、联系电话，以及毕业生本人姓名、学号、联系电话）并加盖单位公章后，尽快提交至学院研究生工作办公室。若无《档案接收单位确认函》，档案将无法按时寄出。具体要求如下：

        1. 《档案接收单位确认函》提交时间截止至2015年7月17日下午4点，提交地点在学院研究生工作办公室（B楼223室）。7月下旬学院将寄出档案。逾期者档案将于2015年9月1日后寄出，暑假期间不办理档案转寄手续。

        2. 档案通过邮政EMS（高校学生档案专用）寄出。由于中国邮政标准快递邮件的档案管理规定，相关邮件档案在生产部门保留期限为4个月，因此，档案寄出后，中国邮政将会短信通知毕业生本人，毕业生本人在4个月内可拨打中国邮政电话查询（11183自助电话查询）或登陆中国邮件跟踪查询网站http://www.ems.com.cn）进行网络查询。

        3. 档案寄出需符合报考表、学位简表、成绩单、毕业研究生登记表、党员材料、报到证白联等齐全，并且凭《档案接收单位确认函》方可寄出，缺任何一项都会导致档案无法寄出。

        4. 如有多名毕业生在同一单位工作的情况，可开据一张《档案接收单位确认函》（确认函上需写全在此单位工作的毕业生姓名、学号、联系电话）即可，无需每人开据，请各位毕业生自行协调。

        鉴于档案的重要性，毕业生在和用人单位确认档案去向时需慎重，本人或本人通过用人单位必须提前与档案接收单位联系，询问其是否同意接收档案，并符合以下规定：

        1. 直接签就业协议书或合同的毕业生

        上海生源毕业生签订就业协议书或合同：其单位有档案管理资格，可将档案直接转递至就业单位；其单位无档案管理资格，可将档案转递至单位委托的人才服务机构。（注意：如单位不予接收档案，可以将档案转递至户籍所在区县的职业介绍所或就业促进中心）

        户籍审批通过的非上海生源进沪就业毕业生：其签约单位有集体户口并有档案管理资格，可将档案直接转递至就业单位；其单位有集体户口但无档案管理资格，可将档案转递至单位委托的人才服务机构。

        户籍审批未通过或直接办理居住证的非上海生源进沪就业的毕业生：档案一律转递至生源所在地就业主管部门，一般为户籍所在市（区、县）的人力资源与社会保障局。若本市用人单位因工作需要要求保管或委托保管该类毕业生档案，可由用人单位开具调档函至生源地就业主管部门进行调档。切勿随意将档案接收单位填写为上海某区的职业介绍所、就业促进中心或人才中心等单位，以免造成丢失。

        非上海生源毕业生签约外省市单位：若其单位有档案管理资格，可将档案直接转递至接收单位；若其单位无档案管理资格，可将档案转递至单位委托的人才服务机构。

        2. 定向委培毕业生：档案一律转递至定向委培单位。

        3. 出国/出境、灵活就业类的毕业生

        （1）上海生源毕业生：档案转递至户籍所在区县的职介所。

        （2）非上海毕业生：档案转递至生源地就业主管部门。

                                                                                             建筑与城市规划学院研究生工作办公室

                                                                                                                 2015年7月7日