关于研究生院资助博士生短期访学与研究生国际学术会议项目报销流程的通知

(2015年第一批开始执行)

各院（系、所）：

为进一步规范学校因公临时出国经费管理，保证外事工作顺利开展，根据《财政部、外交部<因公临时出国经费管理办法>的通知》（财行【2013】516号精神，结合学校实际情况，《同济大学会议经费管理办法》（同财[2014]38号）、《同济大学外埠差旅费管理办法》（同财[2014]40号）和《同济大学因公临时出国经费管理办法》（同财[2014]39号）已予公布，同时同济大学财务处制定了《同济大学会议经费管理办法有关问题的解答》、《同济大学外埠差旅费管理办法有关问的解答》和《同济大学因公临时出国经费管理办法有关问题的解答》。为易于学生理解，方便操作，现摘取部分与本项目报销相关内容如下（如需了解详情，请见学校相关文件附件四、五）：

1.《同济大学因公临时出国经费管理办法》（同财[2014]39号，以下简称《办法》）的具体实施时间？

《办法》第二十六条明确，本办法自发布之日起施行。发布之日为2015年1月5日，凡2015年1月5日（含）后出国的，严格按《办法》办理。

2. 在网上预订机票,没有 “航空运输电子客票行程单”怎么办?

从网上预订机票，对方只开具发票，没有正式的 “航空运输电子客票行程单”的，应同时提供机票订单信息。

3. 登机牌遗失怎么办？

登机牌是重要的报销凭证，应妥善保管。因故无法提供登机牌的，应撰写说明，校内师生提供工号，校外人员应提供其供职单位及联系方式，并经相关经办人员和项目负责人证实。

4. 国际机票能否购买外国航空公司航班？

《办法》第七条（一）明确，出国人员应当选择由我国航空公司运营的国际航线，由于航班衔接等原因确需选择外国航空公司航线的，应当事先报经学校外事办公室审批同意。不得以任何理由绕道旅行，或以过境名义变相增加出访国家和时间。

5.国际机票能否通过现金支付？

不可以。《办法》第七条（三）明确，机票款通过公务卡、银行转账方式以及其他银行卡方式支付，不得以现金支付。财务处根据《航空运输电子客票行程单》等有效票据注明的金额予以报销。

6.出国计划上没提到的城市可以访问吗？

《办法》第八条明确，出国人员根据出访任务需要在一个国家城市间往来，应当事先在出国计划中列明，并报学校外事办公室批准。未列入出国计划的，不得在国外城市间往来，相关费用也不予报销。

7.住宿费如果超过标准可以报销吗？

根据具体情况予以区分：如为对方组织单位指定或推荐酒店，需出具会议指定的证明，可据实报销。如不是对方组织单位指定或推荐酒店，超过标准部分的住宿费不得在任何经费中报销，由个人自行承担。

8.出国是否可以委托旅行社？

委托旅行社代购机票的，除提供旅行社开具的发票外，还应提供机票电子行程单或旅行社提供的订单；委托旅行社代订住宿的，除提供旅行社开具的发票外，还应提供住宿酒店出具的住宿清单或旅行社提供的订单；委托旅行社安排出国（境）行程的，应事先报出入境管理科审批同意，除提供旅行社开具的发票外，还应提供团费构成清单，明确列示城市间交通费、伙食费、住宿费等内容。通过旅行社组团出国（境）的，不再给予伙食及公杂费补贴。

9.出国（境）是否可以持因私护照？

因公出国（境），除学生、外籍人员及持出访国绿卡的人员外，报销因公临时出国经费时，须提供因公护照(包括签证和出入境记录)复印件作为报销附件。

10.出国（境）因故延期可以报销吗？

因个人主观原因延期,延期过程费用不予报销。

11.出国人员因主观原因更改行程而发生的退票费等是否可以报销？

出国人员因主观原因更改行程，比如未获得签证即预订机票、住宿，而后不能如期前往所发生的退票费等，由个人承担，不得在任何经费中报销。

该项目各项报销实际执行以同济大学财务处最终解释为准。

                                                                                                                           研究生院培养处

                                                                                                                              2015年5月19日

附件：

一、      研究生国际会议资助报销流程

二、      博士生短期访学报销流程

三、      国家公派留学人员奖学金标准

四、      更新的Evaluation Form for Visiting PhDStudent与博士生短期访学结题报告模板

五、      关于印发《同济大学因公临时出国经费管理办法》的通知

六、      关于印发《同济大学会议经费管理办法、同济大学外埠差旅费管理办法、同济大学因公临时出国经费管理办法有关问题的解答》的通知