一、资助对象、资助条件、资助内容

详见关于2019年第4批资助优秀研究生赴国外参加国际学术会议基金申请的通知4.docx

二、申请和评审程序

   （一）递交时间：2019年10月23日-2019年10月24日，上午9：00-11：00，下午14：00-16：30.

   （二）递交地点：建筑与城市规划学院 研究生办公室 助管台

   （三）递交材料：

     1. 电子材料：

      2019年第4批研究生国际学术会议奖励基金申请汇总表(见附件二）

     2. 纸质材料：

（1）填写附件一中《同济大学研究生赴国外参加国际学术会议资助申请表》（请认真填写，确保信息准确）；

（2）由会议主办方出具的会议征文通知（大会简介）、正式邀请信函、论文录用情况证明（需明确注明被安排为口头/展板报告，而非仅仅摘要接收函）、会议安排、申请者宣读论文或张贴海报的时间安排表、会议网址等，为便于审核，请务必用记号笔标注出本人报告形式及报告具体安排等相关重要信息；

（3）会议论文全文（材料须体现出该论文本人为第一作者，且第一署名单位为同济大学；或本人导师为第一作者，本人为第二作者，且第一、第二作者署名单位均为同济大学），且被国际学术会议正式录用，并被安排会议宣读或张贴海报；

（4）英语水平证明复印件；

（5）同济大学出国任务批件复印件（已参加过会议的必须提供）；

（6）尚未参会的申请人需告知签证情况，并确保能按期出访。

三、后续安排

1.11月1日至11月12日，研究生院对材料进行初审并组织专家依据申请材料评审。

2.11月15日前，资助结果在研究生教育管理信息系统 http://yjsxt.tongji.edu.cn/上公布，并发布行前会议通知。根据实际工作安排，资助结果公布时间可能略有调整，敬请留意研究生教育管理信息系统网站发布的信息。

四、经费支持、使用及管理

1.学校设立“研究生参加国际学术会议基金”专项基金，用以资助博士、硕士研究生参加国际学术会议。

2.研究生参加国际学术会议专项基金的使用必须符合学校相关规章制度的要求。已获资助的研究生因个人原因未参加会议或者放弃资助，在学期间将不能再次申请。

3.研究生需严格按照学校规章制度，不能以参加国际学术会议为由影响正常教学秩序，例如缺课、缺考、缓考、重考等。

4.获资助者需参加研究生院举行的行前会议（另行通知），并按照“同济大学研究生出国(境)管理规定”办理相应的出国手续。会议结束后一个月内需在校内作公开学术交流报告，同时需在会议结束后一个月内按要求将参会总结及报销材料递交研究生院审核，经审核通过后，凭相关票据到财务处报销资助经费。寒暑假顺延。

5.根据财务处规定，本次会议获资助者务必在2019年12月20日前完成报销，逾期不再受理。

报销材料需向研究生院（瑞安楼506）提交：

论文集封面、论文集目录、论文集中本人会议论文扫描电子版；海报电子版；报告人宣读论文或海报张贴的会议日程安排电子版（含报告人名字、论文题目，由会议主办方印刷）；国际会议总结报告（纸质版本一份，含个人宣读或海报照片）；出国任务批件原件、签证费发票、往返机票发票原件、登机牌与行程单、会议注册费或住宿费收据发票、及相应银行付款记录；护照复印件（含照片页、签证页及出入境盖章页）。经研究生院审核通过后，凭相关票据到财务处报销资助经费。

详细报销具体流程请见研究生院网站--国际交流—国际会议。

研究生院

2019年10月12日

附件一：研究生国际学术会议奖励基金申请表+总结模板.docx

附件二：2019年第4批研究生国际学术会议奖励基金申请汇总表.xls

附件三：同济大学各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录（2015年12月修订版）.pdf