同济大学建筑与城市规划学院本科生因公出国（境）申请流程（2021更新版）

请在出访前至少3个星期启动该申请流程，“先批后走、按批出行”。

1.事先准备好公派出国（境）邀请函（出访单位提供；邀请函若非英文，则需提供中文翻译件）

2.登陆学院本科生网—“对外交流-交流攻略-同济大学本科生出国出境常用表格”，下载《同济大学建筑与城市规划学院本科生出国（境）行前教育情况表》，或从本通知附件中下载，填写后需本人亲笔签字，谈话人请找年级辅导员签字。

3.登陆myportal.tongji.edu.cn，（推荐使用谷歌浏览器），搜索“学生出国(境)”模块进行申请：

（1）申请分为“出国/境申请（含组团申请）”、“加入已创建团组”、“出国/境行程变更/延期”三个类别。组团申请由团长在出国/境申请（含组团申请）类别中创建组团，自动生成组团号，并添加团员；申请加入团组的同学在团长组团后可以自行根据组团号在加入已创建团组类别中加入团组。单个人出行的在出国/境申请（含组团申请）类别中按个人申请流程操作。特殊类别，如延期、变更、出国（境）中至另外国家等需要在“延期及变更”类别申请。

注意：组团申请时，所有组员加入团组后均需自己填写信息并上传相关材料，请组长待所有成员都加入并填写完整个人信息后再点击提交，如组长提前提交，则会导致组员无法填写自己的信息。

（2）进入申请后，按照因私、因公两类申请进行。

（3）在网页上填写详细出国信息。如CSC项目选择CSC国家公派项目本科生，其他因公均选择其他。填写表格时，“邀请单位名称”为必填项，上请传邀请函，在“其他附件（项目指南、公派证明）”一栏中上传其他证明材料。如是出国（境）交流1学期及以上的同学，还需上传修读计划表。修读计划表在1.tongji.edu.cn中下载。请确保信息填写准确完整，否则会影响审批时间。

（4）上传《同济大学建筑与城市规划学院本科生出国（境）行前教育情况表》，至“行前教育”一栏中，名命为姓名+行前教育”。

（5）填写完毕后请仔细检查后再提交，系统中未设置撤回申请选项。一旦提交，在学院审批退回前无法修改。

4.本人关注“myportal.tongji.edu.cn”里的出国审批状态（辅导员——副系主任——学院副书记——学校审批），审批状态全部完成后，出国申请显示“打印”，学生可自行打印相关批件。

          如有签证或报销需要，学生自行打印出国（境）任务批件和系统生成的行程单到衷和楼703B外事办公室盖章（今后学校将实现全自助打印功能即含有电子章的批件），然后凭盖过章的批件到综合服务大厅外事办A07办理签证所需的递交给使领馆的出差证明（因私准假信）和机构代码证的用印。

5. 按期归国后，须两周内至学院学工办进行回国报到。报道方式：在myportal.tongji.edu.cn的学生出国（境）系统中上传材料，材料需包含：（1）填写完毕、签过字的《同济大学出国（境）人员回国情况汇报表》，（2）护照入境页的扫描件。学工老师将定期在学生出国（境）系统内审核确认回国信息。

特别提醒：

1.   申请信息中特别要注意的是行程安排和经费来源要务必准确，否则会直接影响申请，甚至会被退回。行程安排要求特别注明出境时间、抵达目的地时间及入境时间。行程在14天内的按日进行填写；行程在14天以上，三个月以内的，除出国（境）时间、抵达目的地时间及入境时间必须按日填写外，其余按周计划进行填写；出国境超过三个月的，除出境时间、抵达目的地时间及入境时间必须按日填写外，其余按月计划填写。

2.   学生出国（境）系统的日程安排中所在地

1）不可填写邀请单位所在地以外的城市、国家；

2）行程内容不可填写旅游观光等与出访项目无关的事项；

3）  不可安排中途回国。

3.   所有的审批流程都在网上进行，流程审批结束后即完成校内所有流程，系统将自动生成出国（境）任务批件。

4.   自2021年7月1日起，学生出国（境）系统新增了学生参加线上国际交流项目的版块，请本科生在项目交流之前提前三周在myportal.tongji.edu.cn “本科生线上国际交流项目”模块完成申请，具体申请流程内容填写请参考以上因公出国（境）申请流程，其中上传附件只需上传邀请函及《行前教育情况表》。

本流程自2021年7月1日起实行

建筑与城市规划学院

2021年7月1日

学生因公、因私出国常见问题：

Q1：我已经回国了，但出国前没有在系统中申请，现在财务报销遇到困难，还能补申请吗？

A：所有申请均必须在出国前完成。

如因未完成申请就出国，造成的后续问题将有本人承担。

另，请申请时就注意信息的填写准确，错误的信息会同样会导致批件上的内容与实际出国情况有异而引起后续的问题。

Q2：同一个项目的人能否单独申请，

选择组团申请？

A：可以，但建议同一个项目的同学申请一个团组。

按团组申请最终的批件在同一张纸上，后期财务报销会较为便捷。如单独申请，不影响审批，但后期的批件也为每人单独一张。

Q3：我连着两次出国时间很靠近，申请第二次时第一次都还没出国，更不可能归国了，该怎么办？

A：原则上必须完成前一次的回国报道才能申请第二次出国。

如碰上以上情况，可在跳出“有未归国记录”时点击确认，此时仍可进行第二次出国申请。如有第三次连续出国的情况，则无法进行，必须至少完成一次回国申请后才能申请第三次。

Q4：为什么我无法加入团组？

A：首先考虑排除以下情况：组长是否有添加你的学号信息至团组中？是否已在其他团组中？

每位同学只能在一个团组中，请先完成归国。如遇到Q3中提到的情况，则第二个申请以个人申请的形式申请出国。

Q5：我的出国时间已经很近了，快来不及了怎么办？

A：考虑到审批时间问题，请至少提前三周在系统中进行出国申请。

各环节老师有自己的审批节奏，如确实情况特殊，请在系统中联系对应的老师进行审批。

Q6：为什么我填写完成后无法提交？

A：此为程序设定问题，请检查所有的填写内容中是否包含了“&”符号，如有，删除“&”后即可提交。

Q7：我找不到我的出国记录了，在哪里可以点击回国报道？

A：在申请出国界面，如上次出国为组团出国，则点击申请组团出国，进入后在页面右侧会出现组团出国的记录，点击右边栏目中的出国记录，即可进入回国报道界面。个人申请同上。

Q8：我遇到了无法解决的技术问题？

A：如需其他技术支持,请加入QQ群:472412858

建筑与城市规划学院本科生出国（境）行前教育情况表.docx

同济大学出国（境）人员回国情况汇报表.doc