【硕博】关于2023年学院研究生参加国际学术会议申请专项基金资助的通知

学生工作

发布时间：2023-11-09

为活跃研究生学术思想，拓宽研究生国际视野，根据学校双一流建设目标和高层次拔尖创新人才培养要求，根据《关于2023年各学院申报设立研究生国际学术会议专项基金的通知》，现启动建筑与城市规划学院2023年研究生参加国际学术会议申请专项基金资助工作。具体工作安排如下：

一、资助对象和资助条件

1、申请资助的博士、硕士研究生应同时具备以下条件：

（1）热爱祖国，拥护中国共产党领导，思想政治素质优秀；遵守国家法律、法规，遵守公民道德规范，遵守学校管理制度，自觉践行社会主义核心价值观；

（2）全日制脱产非定向委培的在读博士生、硕士生；

（3）恪守学术道德规范，具有较强的科研能力和外语交流能力；就读以来有较好的学习成绩与科研业绩，无课程不及格记录；

（4）以第一作者（或导师第一作者,申请人为第二作者）撰写并以同济大学为第一署名及通讯作者单位的学术论文或摘要，被在境外举行的本学科领域权威的国际学术会议录用，且该会议被列入《同济大学各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录》（附件1）；

（5）参加国际学术会议的内容必须与学位论文研究有关；

（6）申请人获邀在国际会议上完成或将做口头或展板报告；

（7）身心健康。

2、研究生需严格按照学校规章制度，不能以参加国际学术会议为由影响正常教学秩序，例如缺课、缺考、缓考、重考等。

3、需严格按学校党委研究生工作部、外事办公室关于学生因公出国境（包括线上参加国际学术交流活动）管理规定，在参与前完成学生出国（境）系统（myportal系统）的审批手续，获批后方可进行。

4、会议在国内开的不予以资助。

5、原则上，每人每年只能获得一次会议资助。

6、原则上，本年度已获得其他公派留学项目资助的同学不再予以会议资助。

二、基金资助要求和资助标准

本基金2023年度主要用于资助学生参加列入《同济大学各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录》的国际学术会议所产生的出国（境）费用含往返旅费、城市间交通费、住宿费、会议注册费、签证费、保险费等合理费用。往返旅费是指申请人居住地到国际会议举行所在城市之间一次往返旅费，原则上国际机票应在我国航空公司运营的国际航线预定。

国际学术会议按学科分为三类：顶级会议（代表本学科领域最高水平的国际会议）、A类会议（代表本学科高水平国际会议）、B类会议（学术水平较高、按一定时间间隔规范化、系列性召开的国际会议）。会议资助额度上限将按照会议等级而定，优先资助等级高的会议，详情见下表：

会议举办地区（境外）	可报销内容	顶级会议（万元/人）		A类会议（万元/人）		B类会议（万元/人）
会议举办地区（境外）	可报销内容	宣读	海报	宣读	海报	仅限宣读
美洲、非洲	差旅费、签证费、会议注册费、保险费、住宿费、公杂费等合理费用	1.5	1.2	1.2	0.8	0.8
欧洲、大洋洲		1.2	0.9	0.9	0.6	0.6
亚洲		0.9	0.6	0.6	0.4	0.4

表：国际会议资助额度限额

研究生完成参会任务，凭相关的票据在资助额度下按学校相关财务要求实报实销，不足部分由导师科研项目经费或者个人承担。同一个会议被列入多个学科目录中，则按本学科专业规定的标准执行。学生如申请的会议属于跨学科，可参照其他相关学科的国际会议进行资助。如资助额度、资助范围有特殊情况，需经学院奖励基金专家组评议。

三、基金资助流程

1、办理派出手续：

研究生参加会议前需按照学（研）工部及外事办要求办理好相关审批手续，具体参照同济大学建筑与城市规划学院研究生因公出国（境）申请流程办理：https://caup.tongji.edu.cn/e1/fc/c33144a319996/page.htm。注：请仔细研读资助条件并预备以下申请材料，以免出现参加过会议但申请材料不能通过，得不到资助的情况。

2、资助申请材料提交：

（1）《同济大学研究生赴国外参加国际学术会议资助申请表》（附件2）；

（2）由会议主办方出具的会议征文通知（大会简介）、正式邀请函、论文录用情况证明、申请者宣读论文时间安排表（请用标注出本人作报告信息）、会议网址，并提供申请人本人进行口头报告的照片及其他辅助证明材料等（建议将照片放入word文档并进行相应的文字说明）；

（3）被接收的会议论文全文（材料须体现该论文本人为第一作者，且第一署名单位为同济大学；或本人导师为第一作者，本人为第二作者，且第一、第二作者署名单位均为同济大学）；

（4）按照学校要求办理的因公出国（境）任务批件；

（5）会议相关费用收据发票及相应银行付款记录；

（6）2023年研究生国际学术会议基金申请汇总表（附件3）。

（7）国际会议总结报告（含参加国际会议时的会场及本人进行口头报告的相关照片2张）（附件4）

请同学于2023年11月9日-11月15日将申请材料发送至邮箱：shunliu@tongji.edu.cn，文件请以“国际会议资助-姓名-学号-专业”命名。注：11月15日之后参加会议的同学会因财务系统年终汇算关闭无法得到资助。